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FAQ

Hier beantworten wir Ihnen die am häufigsten gestellten Fragen unserer Buuky Nutzer:innen. Alle folgenden Informationen finden Sie ebenfalls in unseren Nutzungsbedingungen, welche maßgebend sind.

  • Kann ich mit Buuky nur Arbeitsplätze buchen?
    Buuky bietet weitaus mehr als nur Arbeitsplatzbuchungen. Es unterstützt die komplette Desk Sharing Arbeitswelt inklusive Meetingräume, Parkplätze und demnächst auch Arbeitsmaterialien wie Moderationskoffer oder Poolfahrzeuge.
  • Wie organisiere ich Desk Sharing?
    Um Desk Sharing zu implementieren, wird ein Tool wie Buuky benötigt, um dort Büroflächen abzubilden und die vorhandenen Ressourcen zu organisieren.
  • Wie kann mir ein Raumbuchungssystem helfen?
    Ein Raumbuchungssystem hilft dabei, einen passenden verfügbaren Raum für ein Meeting zu finden und Doppelbuchungen vermeidet.
  • Was ist ein Raumbuchunsgsystem?
    Meetingräume oder ähnliche Räumlichkeiten können mithilfe eines Raumbuchungssystems von den Nutzer:innen dieser Software reserviert und verwaltet werden.
  • Was ist ein hybrider Arbeitsplatz?
    Die Mitarbeitenden können je nach Aufgabe und persönlichen Vorlieben flexibel wählen, wo sie ihre Arbeit verrichten möchten. Zudem sind die Plätze im Unternehmen keinem Mitarbeitenden mehr fest zugewiesen.
  • Welche Vorteile bietet Buuky?
    Buuky ermöglicht eine absolut einfache Buchung von Arbeitsplätze und allem anderen, was man in Desk Sharing Umgebungen benötigt. Darauf aufbauend erlaubt Buuky sich im Team zu koordinieren und datengestützt bessere Office Entscheidungen zu treffen. Besonders spannend wird es, wenn Buuky zudem auch dafür genutzt wird nachhaltiger zu arbeiten. Das alles bietet Buuky zu einem herausragenden Preisleistungsverhältnis, um das Potential von Desk Sharing Umgebungen Unternehmen jeder größe zugänglich zu machen.
  • Hat mein Unternehmen die Voraussetzungen für Desk Sharing?
    Um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen für Desk Sharing geeignet ist, haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt. Diese können Sie am Ende dieses Blogbeitrags kostenlos downloaden.
  • Was bedeutet Desk Sharing?
    Desk Sharing ist ein Modell, bei dem die Arbeitsplätze nicht mehr den Mitarbeitenden fest zugeteilt werden.
  • Welche Vorteile bietet eine Raumbuchungssoftware?
    Ein Raumbuchungssystem wie Buuky vereinfacht die Reservierungsvorgänge, steigert die Auslastung der Räume, reduziert Belegungskonflikte und verbessert die Effizienz bei der Raumbuchung.
  • Welche Verwaltungsfunktionen sind für Admins verfügbar?
    Als Admin können Sie Ihren Standort konfigurieren und Ihren Raumplan mit den verschiedenen Fluren, Räumen und Arbeitsplätzen erstellen. Außerdem hat der Admin Zugriff auf die Buchungsliste und Anwesenheitsreports. Als Admin können Sie festlegen, zu welchen Zeiten gebucht werden kann, welcher Zeitrahmen als vormittags und nachmittags zählt und wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann. Im Adminbereich können Sie ebenfalls Ihre Integrationen wie die Buuky API Verbindung zu der Heizungssteuerung, Personio und Microsoft Office 365 einrichten. Um Ihre Bürofläche zu optimieren, stellen wir Ihnen im Adminbereich drei Auswertungen (Auslastungsquote, monatliche Buchungen und Buchungsvorlaufzeit), die Sie jeweils nach Standort und Datum filtern können, zur Verfügung. Zuletzt haben Sie Zugriff auf eine Liste aller aktiven Mitglieder und könne die Konten verwalten.
  • Kann die Software an die spezifischen Bedürfnisse und das Branding des Unternehmens angepasst werden?
    Unser schlichtes Buuky Design kann aktuell noch nicht an die CI Ihres Unternehmens angepasst werden.
  • Gibt es Berichte und Analysen zur Nutzung der Schreibtische?
    Ja, Sie können sich die Auslastungsquote Ihrer Büros und eine monatliche Buchungsübersicht anzeigen lassen. Dabei können Sie nach Datum, Standort und Büro filtern.
  • Können verschiedene Rollen und Berechtigungen für Nutzer definiert werden?
    Ja, bei Buuky können Sie zwei Rollen festlegen: Admin und Mitarbeitende. Die Rolle Admin berechtigt dazu auf die Verwaltungsfunktionen im Backend zuzugreifen. Mitarbeitende können Plätze buchen und die gebuchten Plätze Ihrer Kolleg:innen einsehen.
  • Auf welchen Geräten kann Buuky genutzt werden?
    Buuky kann auf jedem Endgerät mit einem modernen Browser und einer Internetverbindung verwendet werden.
  • Kann ich mehrere Etagen anlegen?
    Ja, es können verschiedene Standorte mit mehreren Etagen angelegt werden.
  • Wie lange dauert das Einrichten von Buuky?
    Dank unserer Self-Service-Verwaltung können Sie direkt nach Ihrer Registrierung loslegen und anfangen Ihren Raumplan in Buuky einzupflegen. Gerne unterstützen wir Sie dabei kostenlos.
  • Wie werden die Karten in Buuky implementiert und sind diese nachträgliche änderbar?
    Sie können entweder vorhandene Grundrisse in Buuky hochladen oder Sie erstellen einen Grundriss mit einem Grafikprogramm, z.B. draw.io. Es eignet sich am besten eine JPEG oder PNG Bilddatei zum hochladen.
  • Fallen besondere Kosten für die Einrichtung an?
    Nein, für die Einrichtung von Buuky fallen keine zusätzlichen Kosten an, da Sie diese eigenständig vornehmen können. Bei Fragen steht Ihnen unser Team natürlich jederzeit zur Verfügung!
  • Wie funktioniert der Single Sign On?
    Der Single Sign On für Microsoft ermöglicht eine einfache und schnelle Anmeldung bei Buuky. Nach einer einmaligen Anmeldung bei einem dieser Dienste können alle Programme und Tools, für die die Person lokal autorisiert ist, auf diesen Login zugreifen. Dadurch kann die Erstellung von unnötig vielen unterschiedlichen Passwörtern vermieden werden, denn ein starkes Passwort ist ausreichend.
  • Kann ich an einzelnen Arbeitsplätzen auch Ausstattungsmerkmale oder sonstige Eigenschaften hinterlegen?
    Ja, Sie können bei jedem Arbeitsplatz die gegebene Ausstattung hinterlegen.
  • Brauche ich Programmierkenntnisse für die Einrichtung?
    Nein, für die Einrichtung von Buuky benötigen Sie keine Programmierkenntnisse. Ihre personalisierte Einrichtung können Sie über die Benutzeroberfläche vornehmen.
  • Ist eine spezielle Software oder Hardware für Buuky nötig?
    Nein, Sie benötigen für die Nutzung von Buuky keine spezielle Software oder Hardware. Ein Webbrowser und eine Internetverbindung sind die einzigen Voraussetzungen, die vorhanden sein sollten.
  • Kann ich mehrere Arbeitsplätze über den Tag buchen?
    Nein, Sie können nicht mehrere Arbeitsplätze für sich selbst buchen. Einen Meetingraum und einen Arbeitsplatz können Sie allerdings für einen Tag buchen
  • Wo kann ich sehen, wer noch im Büro ist?
    Entweder können Sie eine bestimmte Person über die “Personensuche” oben rechts suchen oder auf der Liste der gebuchten Arbeitsplätze schauen.
  • Was passiert mit den getätigten Buchungen, wenn ich krank bin oder Urlaub habe?
    Durch die Personio Integration wird bei eingetragenem Urlaub und Krankheit die vorhandenen Buchungen der Person automatisch storniert.
  • Kann ich auch für eine andere Person den Arbeitsplatz buchen?
    Ja, Sie können für eine andere Person buchen. Dafür können Sie bei der Buchung unter “Für mich” im Hinweisfeld den Namen der anderen Person eingeben.
  • Wie funktioniert die Buchung eines Arbeitsplatzes?
    1. Klicken Sie auf der Karte auf den gewünschten freien Sitzplatz. 2. Es öffnet sich das Buchungsfenster, bei dem Sie auswählen können für wie lange Sie den Platz buchen möchten, ob Sie eine Serienbuchung vornehmen möchten und ob Sie für sich oder eine andere Person buchen. 3. Anschließend können Sie Ihre Buchung mit einem Klick auf "Buchen" bestätigen.
  • Lässt sich Buuky in andere Systeme integrieren?
    Ja, Buuky verfügt über diverse Integrationen wie z.B. Microsoft Teams, Confluence und HRIS Integration. Mehr dazu können Sie hier nachlesen.
  • Gibt es eine Möglichkeit wiederkehrende Buchungen einzustellen?
    Ja, im Buchungsdialog können Sie auswählen, ob Sie den Platz einmalig oder direkt für einen längeren Zeitraum buchen möchten.
  • Wie storniere ich eine Buchung?
    Klicken Sie auf Ihren gebuchten Platz und dann werden Sie automatisch gefragt, ob Sie Ihre Buchung stornieren möchten. Zudem können Sie über den Reiter “Meine Buchungen” Ihre Buchungen des Monats anschauen und auch hier über einen Klick Ihre Buchung stornieren.
  • Gibt es eine Kündigungsfrist?
    Eine Buuky Standalone Buchung kann mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Für die Buuky Confluence App gelten die Atlassian Marketplace-Bedingungen – vorbehaltlich entgegenstehender Bestimmungen von Atlassian – kann die App Lizenz fristlos mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Mehr dazu ist auch in unseren Nutzungsbedingungen beschrieben.
  • Kann ich mit Buuky Fixkosten einsparen?
    Definitiv. Mit Buuky können Sie Ihre Flächenauslastung analysieren und herausfinden, ob Sie Ihre Fläche verkleinern und Miete einsparen können. Dies gilt sowohl für Officebereiche als auch für Parkplätze. Darüber hinaus können Sie Ihre Verbräuche optimieren und Nachhaltigkeit fördern. Beispielsweise können Sie digitale Heizungsthermostate mit Buuky verbinden und Heizkosten sparen, in dem nur gebuchte Räume aufgeheizt werden. Gleiches gilt natürlich auch für die Kühlung im Sommer. Ebenso können Sie mit hilfe Ihrer Buchungsinformationen Ihre Büro-Reinigung optimieren und ungenutzte Flächen auch nicht überflüssigerweise reinigen lassen. Wenn Sie mehr zu solchen smarten Lösungen erfahren möchten hinterlassen Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular.
  • Was kostet Buuky?
    Hier sehen Sie die Preise für Buuky gestaffelt nach der Anzahl der User. Wenn Sie ein Jahresabo abschließen, zahlen Sie nur für 10 Monate.
  • Was ist die Buuky Testphase?
    In der kostenlosen Buuky Testphase können Sie Buuky und alle Funktionen 30 Tage lang unverbindlich auf Herz und Nieren testen.
  • Wie einfach ist es, eine Buchung zu ändern oder zu stornieren?
    Sie können uns Ihre Änderungswünsche gerne unkompliziert über das Kontaktformular zu kommen lassen. Wir werden diese dann zur nächsten Abrechnung berücksichtigen. Bitte beachten Sie dabei unsere Kündigungsfrist. Außerdem haben Sie in Ihrer Buuky Account Verwaltung die Möglichkeit Ihren Account direkt zu löschen. Achtung: Damit werden auch direkt Ihre Daten bereinigt und können nicht wieder hergestellt werden.
  • Ist ein Wechsel zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung möglich?
    Ja, denn Flexibilität ist uns wichtig. Zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung kann problemlos zum Ablauf des aktuellen Abrechnungszeitraums gewechselt werden. Hier reicht eine unkomplizierte Nachricht über unser Kontaktformular bis spätestens 14 Tage vor Ablauf des laufenden Abrechnungszeitraums.
  • Was passiert, wenn sich die Anzahl meiner User verändert?
    Bei Buuky gibt es flexible User-Abonnements, die auf monatlicher oder jährlicher Basis abgerechnet werden. Wenn sich die Anzahl Ihrer User während des Zeitraums verändert: kein Problem. Wir wissen, dass sich die Anzahl der Mitarbeitenden immer wieder schwankt. Hier legen wir großen Wert darauf, dass die Nutzer mit dem System arbeiten können. Mit der nächsten Abrechnung werden neue User automatisch berücksichtigt. Sollte die Nutzer Anzahl in der Zwischenzeit dauerhaft ansteigen kann ganz unkompliziert mit einer Nachricht über das Kontaktformular nachgebucht werden.
  • Wie funktioniert die Bezahlung?
    Buuky bietet ein simples und flexibles Preismodell, das auch individuelle Bedürfnisse unserer Kunden bedienen kann. Die Bezahlung erfolgt wahlweise monatlich oder jährlich per Rechnung. Letzteres bietet auch einen Rabatt durch die geringeren Aufwände.
  • Gibt es zusätzliche Kosten für Integrationen oder zusätzliche Features?
    Nein, Buuky enthält keine versteckten Kosten. Alle Funktionen und Integrationen sind für ein und denselben Preis erhältlich.
  • Welche Lizenzierungsmodelle sind verfügbar?
    Sie können Buuky in einem Monats- oder Jahresabo erwerben.
  • Hat Buuky einen Datenschutzbeauftragten bestellt?
    Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte zunächst an unseren Datenschutzkoordinatoren unter datenschutz@viadee.de. Zudem haben wir eine Datenschutzbeauftragte bestellt: Frau Heike Wedekind, Datenschutz süd GmbH, Hohenzollernring 54, 50672 Köln.
  • Wo werden die Buuky Daten gehostet?
    Die Daten werden in der zertifizierten Google-Cloud Infrastruktur primär in Frankfurt und ggf. in Europa gehostet.
  • Wie werden die Daten bei Buuky verarbeitet?
    Bei Buuky legen wir großen Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten und der Ihrer Mitarbeitenden.Aus diesem Grund sind Datenschutz und Informationssicherheit zentrale Elemente unserer Leistung. Bei Buuky werden die Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in zertifizierten Rechenzentren verarbeitet.
  • Welche Daten können Mitarbeitende in Buuky sehen?
    Mitarbeitende können sehen, wann und wo sich Ihre Kolleg:Innen eingebucht haben.
  • Was unternimmt Buuky bezogen auf die Sicherheit der IT-Systeme?
    Buuky ist Cloud Security Participant. Das Atlassian Marketplace Bug Bounty Program wird auf Bugcrowd gehostet, einer SaaS-Plattform, die entwickelt wurde, um Schwachstellen durch Crowdsourcing von einem globalen Pool talentierter Sicherheitsexperten entdecken zu lassen. Lesen Sie mehr dazu hier nach.
  • Bietet Buuky die Möglichkeit, Buchungsinformationen zu anonymisieren?
    Aktuell bietet Buuky noch nicht die Möglichkeit der anonymisierten Buchungen.
  • Gibt es Erfahrungen oder Referenzen von anderen Unternehmen in ähnlichen Branchen?
    In unserem Blog Beitrag können Sie nachlesen wie die Digitalagentur Webnetz Buuky einsetzt, um Ihr hybrides Arbeitsmodell problemlos einzusetzen.
  • Wie kann ich das Buuky Team erreichen, falls ich Fragen habe?
    Unser Team können Sie bei Fragen gerne unter der Telefonnummer +49 251-777770, per Mail an team@buuky.app oder über das Kontaktformular erreichen.
  • Fallen zusätzliche Kosten für den Support an?
    Nein, für den Support fallen keine zusätzlichen Kosten an.
  • Gibt es die Möglichkeit einer Live Demonstration?
    Ja, gerne stellen wir Ihnen Buuky persönlich vor. Kontaktieren Sie uns dafür gerne per Telefon, E-Mail oder über das Kontaktformular.
  • Wo kann ich Unterstützung bei der Verwendung von Buuky bekommen?
    Haben Sie ein Problem entdeckt oder benötigen Sie hilfe? Dann können Sie unkompliziert über unsere Support-Seite mit uns Kontakt aufnehmen. Unser Team wird sich schnellstmöglich darum kümmern.

Haben Sie weitere Fragen?

Dann schreiben Sie uns gerne über unser Kontaktformular, per Mail an team@buuky.app oder rufen Sie uns unter +49 251 - 777770 an.

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