Excel für Desk Sharing: Wann reicht eine Tabelle – und wann lohnt sich eine Software?
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Excel ist in vielen Unternehmen die erste Lösung, wenn Arbeitsplätze nicht mehr fest vergeben, sondern flexibel gebucht werden sollen. Das ist nachvollziehbar: Die Software ist bereits vorhanden, Mitarbeitende kennen die Bedienung und eine einfache Übersicht über Arbeitsplätze und Bürotage ist schnell erstellt.
Gerade für kleine Teams und einfache Desk-Sharing-Modelle kann eine solche Tabelle zunächst vollkommen ausreichen. Schwieriger wird es, wenn hybrides Arbeiten zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags wird. Dann müssen nicht mehr nur einzelne Schreibtische verwaltet werden. Mitarbeitende möchten wissen, welche Plätze verfügbar sind, wer wann im Büro ist oder wo das eigene Team sitzt. Gleichzeitig müssen möglicherweise Meetingräume, Parkplätze oder mehrere Bürobereiche organisiert werden.
Aus einer einfachen Excel-Liste kann so nach und nach eine Verwaltungsaufgabe werden.
Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, ob Desk Sharing mit Excel grundsätzlich funktioniert. Sondern: Wie lange passt eine Tabelle noch zu den Anforderungen der eigenen Büroorganisation – und ab wann lohnt es sich, über eine Desk-Booking-Software nachzudenken?
Genau darum geht es in diesem Beitrag: Wir zeigen, für welche Anforderungen Excel ausreicht, wo die Tabelle im Arbeitsalltag an ihre Grenzen stößt und ab wann eine Desk-Booking-Software die sinnvollere Lösung ist.
Warum viele mit Excel ins Desk Sharing starten
Der Einstieg mit Excel ist logisch. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen möchten zunächst prüfen, wie sich hybrides Arbeiten entwickelt, bevor sie in eine zusätzliche Software investieren.
Excel bietet dafür einige Vorteile:
Die Software ist meist bereits im Unternehmen vorhanden.
Es entstehen zunächst keine zusätzlichen Lizenzkosten.
Mitarbeitende kennen die Bedienung bereits.
Tabellen lassen sich individuell anpassen.
Eine erste Arbeitsplatzübersicht ist schnell erstellt.
Für Teams mit wenigen Mitarbeitenden und einer überschaubaren Anzahl an Arbeitsplätzen kann das durchaus ausreichend sein. Solange nur gelegentlich ein Platz reserviert wird und alle dieselbe Datei nutzen, bleibt der organisatorische Aufwand gering.
Mit wachsender Unternehmensgröße ändern sich jedoch die Anforderungen. Aus einer einfachen Tabelle wird zunehmend ein Werkzeug, das regelmäßig gepflegt, kontrolliert und abgestimmt werden muss.
Wo Excel bei der Arbeitsplatzbuchung an seine Grenzen stößt
Buchungen werden schwieriger zu koordinieren
Eine Excel-Tabelle bildet Buchungen ab, ist aber kein Buchungssystem. Gerade wenn viele Mitarbeitende ihre Arbeitsplätze selbstständig reservieren, muss deshalb sichergestellt werden, dass alle mit dem aktuellen Stand arbeiten und Änderungen korrekt eingetragen werden.
Je häufiger gebucht und umgebucht wird, desto größer wird der Abstimmungsbedarf. Besonders an beliebten Bürotagen können Fehler oder unklare Einträge dazu führen, dass ein Arbeitsplatz doppelt eingeplant wird oder Mitarbeitende kurzfristig nach einer Alternative suchen müssen.
Ein Desk-Booking-System bildet diesen Prozess anders ab: Verfügbare Arbeitsplätze werden direkt angezeigt und ein bereits gebuchter Platz kann für denselben Zeitraum nicht noch einmal vergeben werden.
Ein freier Arbeitsplatz allein reicht als Information oft nicht aus
Bei Hybrid Work geht es nicht nur darum, ob ein Schreibtisch frei ist.
Für viele Mitarbeitende ist ebenso relevant, wer an diesem Tag im Büro arbeitet und wo die eigenen Kolleg:innen sitzen. Schließlich lohnt sich der Weg ins Büro vor allem dann, wenn persönliche Zusammenarbeit tatsächlich möglich ist.
In einer Excel-Tabelle lassen sich solche Informationen zwar grundsätzlich ergänzen. Je detaillierter die Planung wird, desto unübersichtlicher wird jedoch auch die Tabelle. Mit einem Desk-Booking-System wie Buuky können Mitarbeitende verfügbare Arbeitsplätze über einen digitalen Büroplan einsehen und gezielt einen Platz in der Nähe ihrer Kolleg:innen buchen. So wird aus der reinen Arbeitsplatzreservierung eine Unterstützung für die Planung gemeinsamer Bürotage.
Aus der Tabelle wird eine Verwaltungsaufgabe
Eine Excel-Lösung funktioniert nur so gut wie ihre Pflege. Solange wenige Buchungen stattfinden, fällt das kaum ins Gewicht. Mit zunehmender Nutzung müssen jedoch Einträge kontrolliert, Fehler korrigiert, Strukturen angepasst und gegebenenfalls neue Arbeitsplätze oder Bereiche ergänzt werden.
Das betrifft häufig genau die Personen, die ohnehin für die Organisation des Büros zuständig sind – etwa Office Management, HR oder interne Verwaltung.
An diesem Punkt lohnt es sich, nicht nur die Kosten einer zusätzlichen Software zu betrachten, sondern auch den Aufwand der bestehenden Lösung: Wie viel Zeit fließt inzwischen in Aufgaben, die sich automatisieren lassen?
Wenn für die Arbeitsplatzbuchung mehrere Tools nötig werden
Eine weitere Herausforderung entsteht, wenn Informationen über verschiedene Anwendungen verteilt sind.
Der Arbeitsplatz wird beispielsweise in Excel eingetragen, die Abstimmung mit Kolleg:innen erfolgt über Microsoft Teams und Termine stehen wiederum im Kalender. Für Mitarbeitende bedeutet das, dass sie mehrere Stellen prüfen müssen, bevor der Bürotag geplant ist.
Eine Desk-Sharing-Lösung bündelt diese Informationen stärker. Bei Buuky können unter anderem Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze und weitere Ressourcen zentral gebucht werden. Die Plattform lässt sich zudem in Microsoft Teams einbinden; Buchungen können auch im Kalender erscheinen.
Der Vorteil liegt dabei weniger darin, „noch ein Tool“ einzuführen, sondern die Organisation rund um den Bürotag an einer Stelle zusammenzuführen.
Excel zeigt Buchungen - aber was sagen sie über die Bürofläche aus?
Mit zunehmender Erfahrung mit Hybrid Work verändert sich häufig auch die Perspektive auf das Büro.
Dann geht es nicht mehr nur um die Frage, ob für morgen noch ein Schreibtisch frei ist. Für die langfristige Planung werden andere Fragen relevant:
An welchen Tagen ist das Büro besonders stark ausgelastet?
Welche Arbeitsplätze und Bereiche werden häufig genutzt?
Wo bleiben Flächen regelmäßig leer?
Wie verändert sich die Nutzung über einen längeren Zeitraum?
Solche Informationen sind wichtig, wenn Unternehmen ihre Büroflächen an hybride Arbeitsmodelle anpassen oder Entscheidungen über zukünftige Flächen treffen möchten.
Aus einer Excel-Tabelle lassen sich entsprechende Auswertungen zwar erstellen, dafür müssen die Daten jedoch entsprechend gepflegt und ausgewertet werden. Workplace-Management-Systeme erfassen Nutzungsdaten dagegen direkt im Buchungsprozess. Buuky stellt dafür beispielsweise Analytics, Heatmaps und Auswertungen zur Flächennutzung bereit.
Damit wird die Arbeitsplatzbuchung gleichzeitig zu einer Datengrundlage für das Workplace Management.
Wann lohnt sich eine Desk-Booking-Software?
Eine allgemeingültige Grenze nach Mitarbeiterzahl gibt es nicht. Ein Team mit 15 Personen kann bereits komplexe Anforderungen an seine Büroorganisation haben, während eine größere Organisation mit festen Präsenztagen möglicherweise noch gut mit einer einfachen Lösung zurechtkommt.
Entscheidender ist, wie viel Koordination das Desk Sharing im Alltag erfordert.
Ein Desk-Booking-System wird besonders interessant, wenn mehrere Arbeitsplätze regelmäßig flexibel gebucht werden, Mitarbeitende ihre Anwesenheit miteinander abstimmen möchten oder neben Schreibtischen auch Räume, Parkplätze und weitere Ressourcen organisiert werden müssen. Gleiches gilt, wenn mehrere Standorte hinzukommen oder Auslastungsdaten für die Flächenplanung benötigt werden.
Ein weiteres Signal ist der Verwaltungsaufwand: Muss eine Person die Excel-Tabelle regelmäßig korrigieren, Buchungen prüfen oder Rückfragen beantworten, ist die vermeintlich kostenlose Lösung längst nicht mehr ohne Kosten.
Excel vs. Desk-Booking-Software
Excel | Desk-Booking-Software |
Manuelle Pflege | Automatische Buchung |
Keine Echtzeitdaten | Live-Verfügbarkeit |
Doppelbuchungen möglich | Automatische Konfliktvermeidung |
Keine Integrationen | Teams, Outlook, Microsoft 365 |
Keine Auslastungsanalysen | Office Insights und Auslastungsanalysen |
Schwer skalierbar | Skalierbar für wachsende Unternehmen |
Die Gegenüberstellung zeigt auch: Excel und Desk-Booking-Software sind nicht automatisch Konkurrenten für dieselbe Situation. Eine Tabelle kann für den Einstieg völlig ausreichend sein. Ein spezialisiertes System wird dann interessant, wenn das Arbeitsmodell Anforderungen entwickelt, für die Excel ursprünglich nicht gedacht ist.
Reicht Excel für unser Desk Sharing noch aus?
Ein kurzer Blick auf den eigenen Arbeitsalltag hilft bei der Einschätzung:
Finden Mitarbeitende ohne zusätzliche Rückfragen einen passenden Arbeitsplatz?
Ist jederzeit klar, welche Plätze tatsächlich verfügbar sind?
Können Kolleg:innen gemeinsame Bürotage einfach planen?
Entsteht kaum manueller Aufwand für die Pflege der Buchungen?
Müssen keine weiteren Ressourcen wie Meetingräume oder Parkplätze koordiniert werden?
Werden keine detaillierten Daten zur Flächennutzung benötigt?
Je häufiger die Antwort „Nein“ lautet, desto sinnvoller ist es, die bestehende Lösung genauer zu prüfen.
Fazit: Excel ist ein guter Start - aber nicht für jede Entwicklungsstufe
Excel kann für Unternehmen ein sinnvoller Einstieg ins Desk Sharing sein. Eine zusätzliche Software ist nicht notwendig, solange Buchungen überschaubar bleiben und die Tabelle ihren Zweck ohne größeren Abstimmungs- oder Verwaltungsaufwand erfüllt. Mit einem etablierten hybriden Arbeitsmodell verändern sich jedoch häufig die Anforderungen. Es geht dann nicht mehr nur darum, einen freien Schreibtisch einzutragen. Teams möchten ihre Bürotage koordinieren, unterschiedliche Ressourcen müssen organisiert werden und Verantwortliche benötigen Informationen darüber, wie die vorhandenen Flächen tatsächlich genutzt werden.
Spätestens dann lohnt sich die Frage, ob eine Tabelle noch die einfachste Lösung ist – oder ob sie nur deshalb weitergenutzt wird, weil sie schon da ist.
Ein Desk-Booking-System nimmt die manuelle Organisation nicht einfach nur digital auf, sondern automatisiert Teile davon und schafft eine gemeinsame Übersicht für Mitarbeitende und Verantwortliche.
Desk Sharing ohne Excel-Chaos?
Mit Buuky können Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und weitere Ressourcen zentral organisiert werden. Mitarbeitende sehen verfügbare Plätze, finden Kolleg:innen und planen ihren Bürotag direkt über den digitalen Raumplan. Gleichzeitig liefern Nutzungsdaten eine Grundlage für die Weiterentwicklung der Büroflächen.
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