Hybrides Arbeiten, die Mischung aus Homeoffice und Präsenzarbeit, ist das beliebteste Arbeitsmodell in deutschen Büros. Was Hybrid Work eigentlich genau bedeutet haben wir in diesem Blogartikel genauer unter die Lupe genommen. Doch während Arbeitnehmer:innen vor allem die Freiheit und Flexibilität schätzen, die dieser Arbeitsstil verspricht, können auf Organisations- und Führungsebene durchaus Zweifel und Bedenken aufkommen.
Sie fragen sich, wie Sie den Überblick behalten, die Produktivität sicherstellen und gleichzeitig eine gesunde und dynamische Unternehmenskultur fördern können, wenn Ihre Teams nur sporadisch im Büro sind? Sie befürchten, dass das hybride Arbeitsmodell eher ein organisatorischer Alptraum als eine innovative Lösung ist?
In diesem Blogbeitrag räumen wir mit den häufigsten Mythen rund um das Thema hybride Arbeit auf und begegnen ihnen mit fundierten Informationen und praktischen Lösungsansätzen. Wir zeigen auf, wie hybrides Arbeiten als zukunftsweisendes Arbeitsmodell tatsächlich funktionieren kann und welche Vorteile es bietet - nicht nur für die Arbeitnehmer:innen, sondern auch auf Unternehmensebene.
Mythos Nummer 1: Homeoffice als Produktivitäts-Killer?
Die Option, im Homeoffice arbeiten zu können, ist für Arbeitnehmer:innen nicht mehr wegzudenken. Führungskräfte haben jedoch häufig die Sorge, dass die Mitarbeiter:innen im Homeoffice automatisch weniger produktiv sind. Die Befürchtung ist, dass sich in der heimischen Umgebung auf die faule Haut gelegt und weniger Arbeit erledigt wird. Viele wollen deshalb gar eine vollständige Präsenzpflicht zurück.
Allerdings gibt es zahlreiche Studien und Berichte, die ein anderes Bild zeigen. Tatsächlich sind Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten, häufig sogar produktiver als ihre Kolleg:innen im Büro. Gerade Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern und alleine bewerkstelligt werden müssen, funktionieren im Homeoffice besonders gut. Hier sind die Mitarbeitenden weniger Ablenkungen durch Kolleg:innen ausgesetzt und es gibt keine Unterbrechungen, die die Konzentration stören. Die ruhigere Arbeitsumgebung führt in vielen Fällen zu einer effizienteren Arbeitsweise. Außerdem können Pendler:innen durch die Arbeit im Homeoffice lange Reisezeiten und -kosten einsparen.
Geht es aber um kreative Aufgaben, die von Gedankenaustausch und der Zusammenarbeit im Team leben, ist es oft sinnvoller, in Präsenz zusammenzukommen. Hier können kreative Workshops, Teambuilding-Maßnahmen oder strategische Meetings stattfinden, die von einem direkten, persönlichen Austausch profitieren. Der face-to-face Kontakt kann der Zusammenarbeit dort mehr Leichtigkeit verleihen, wo Videokonferenzen auf Dauer schleppend werden. Selbst der Videokonferenzanbieter Zoom hat das erkannt und geht in den eigenen Büros wieder zu mehr Präsenzzeiten über. So sollen Innovationen gefördert werden.
Je nach Aufgabe und persönlichen Vorlieben eignen sich also unterschiedliche Arbeitsorte besser, um möglichst produktiv zu sein. Hier setzt das hybride Arbeitsmodell an: Es ermöglicht den Mitarbeitenden eine hohe Flexibilität, selbst zu entscheiden, wo sie am besten arbeiten können. Auch lassen sich mit einem hybriden Modell die Arbeitszeiten individueller gestalten - so können die Mitarbeitenden ihre produktivsten Stunden optimal nutzen und gleichzeitig ihre Work-Life-Balance verbessern. Ein großes Plus für die Mitarbeiterzufriedenheit, wie Studienergebnisse zeigen.
Es ist also ein Fehlschluss, wenn Sie aus Angst vor geringerer Produktivität im Homeoffice auf eine vollständige Präsenzpflicht bestehen wollen. Stattdessen können Sie Ihren Mitarbeitenden mit einem geregelten hybriden Arbeitsmodell ermöglichen, den für sie besten Arbeitsort aufgabenspezifisch zu wählen. Die Festlegung von gemeinsamen Präsenzterminen im Büro ist eine Möglichkeit, um die Zusammenarbeit im Team weiter zu stärken. Und letztendlich gilt es Anreize zu schaffen, dass die Mitarbeitenden freiwillig gerne ins Büro kommen. Wie ein Desk Sharing Tool Sie hierbei unterstützen kann, lesen Sie in diesem Artikel.
Mythos Nummer 2: Kontrollverlust durch Hybrid Work?
Mythos Nummer 2, der für Bedenken in der Führungsebene sorgen kann, ist dass hybrides Arbeiten Kontrollverlust und Chaos bedeutet. Fehlende Transparenz zu Arbeitsfortschritt und Präsenzzeiten, mangelnde Erreichbarkeit von Kolleg:innen und wenig Einblick in das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen sind Befürchtungen, die mit dieser Arbeitsweise assoziiert werden.
In der Realität kann das aber ganz anders aussehen. So lässt sich die Transparenz in Projekten und Aufgaben durch digitale Projektmanagement-Tools fördern, die aufzeigen, woran die einzelnen Teammitglieder zur Zeit arbeiten und den Fortschritt leicht nachverfolgbar machen. Diese Transparenz fördert nicht nur das Vertrauen im Team, sondern kann auch das Verantwortungsbewusstsein und die Selbstmanagementfähigkeiten der Mitarbeiter:innen stärken. Statt die Anwesenheit im Büro als Arbeitsnachweis zu werten, schaffen Sie eine Kultur der eigenverantwortlichen, ergebnisorientierten Arbeit.
Zudem können die Teams durch digital dokumentierte Fortschritte zu jedem Zeitpunkt auf dem aktuellen Stand gehalten werden. So wird ein fortlaufender Austausch ermöglicht, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter:innen. Bei einer hybriden Arbeitsweise sollte besonders darauf geachtet werden, Raum für offenes Feedback zu schaffen, um eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung von Arbeitsprozessen und Fähigkeiten zu ermöglichen.
Die Erreichbarkeit der Mitarbeiter:innen kann durch die klare Festlegung gemeinsamer Kommunikationstools und -wege gewährleistet werden. Diese halten das Team verbunden und engagiert. Um den Überblick zu behalten, welche Kolleg:innen gerade vor Ort sind, eignen sich Desk Sharing Tools wie Buuky, die die Arbeit im Büro planbar machen und langfristige Auswertungen der Anwesenheitsquote ermöglichen.
Kurz gesagt, hybrides Arbeiten mag sich für Führungskräfte zunächst anfühlen wie ein Kontrollverlust, bietet auf lange Sicht aber viel positives Entwicklungspotenzial: Erschaffen Sie mit Hybrid Work eine offenere, effizientere und individuellere Arbeitskultur für sich und Ihre Mitarbeiter:innen.
Mythos Nummer 3: Hybrides Arbeiten - Das Aus für den Teamgeist?
Ein vielfach angeführtes Argument gegen Hybrid Work ist die Befürchtung, dass in hybriden Teams der Zusammenhalt verloren geht und jeder nur für sich arbeitet. Unterschiedliche Arbeitszeiten und kein tägliches, automatisches Zusammenkommen im Büro verringern den persönliche Kontakt. Geht so die Basis für gutes Teamwork verloren?
Tatsächlich kann das hybride Arbeiten die Zusammenarbeit im Team sogar stärken und effizienter gestalten. Durch die gezielte Planung von Präsenzzeiten im Büro, z.B. für bestimmte Meetings, Workshops oder Projekttage können Teams fokussiert und konzentriert zusammenarbeiten, konkrete Themen besprechen und gezielt Entscheidungen treffen. Die bewusste Entscheidung vor Ort zu arbeiten führt dazu, dass die Präsenzzeiten intensiver für wertvollen Austausch genutzt werden. Menschen kommen vor allem ins Büro, um andere Menschen zu treffen - das zeigen auch die Ergebnisse einer neuen forsa Umfrage. So schätzt ein Großteil der Beschäftigen die Zeit im Büro besonders für den fachlichen Austausch und persönlichen Kontakt.
Und auch im digitalen Raum gibt es Möglichkeiten, Teamarbeit erfolgreich zu unterstützen und Kollaboration zu koordinieren: Digitale Tools, die speziell für die Zusammenarbeit in hybriden Teams entwickelt wurden, spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Mit Hilfe von Desk Sharing Tools können Räumlichkeiten und Arbeitsplätze für gemeinsame Meetings und Zusammenkünfte vor Ort reserviert werden - eine wichtige Unterstützung zur Koordination von Teamaktivitäten. Moderne Kommunikationstechnologien und gemeinsame digitale Arbeitsplattformen ermöglichen derweil einen reibungslosen Informationsaustausch und gewährleisten, dass alle Beteiligten immer gut informiert sind - egal ob im Büro oder im Homeoffice. Indem Absprachen und Updates digital dokumentiert und für alle verfügbar gemacht werden, werden Missverständnisse vermieden und Informationen können auch von zuhause aus leichter nachverfolgt werden.
Auch bei Hybrid Work kommt es also am Ende vor allem auf die richtige Planung an: Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit braucht es die passenden Rahmenbedingungen. So sollten im Büro genug Arbeitsplätze vorhanden sein, um im Team zusammenzuarbeiten. Neben klassischen Konferenzräumen ist es dabei wichtig, auch Raum für informelle Gespräche und kreative Arbeitsformen zu schaffen. Die Raumgestaltung ist ein wichtiger Faktor, um zu Kollaboration im Team anzuregen. Welche Punkte Sie in Büros mit flexibler Arbeitsplatzwahl noch beachten sollten, erfahren Sie in unserer Checkliste.
Mythos Nummer 4: Verwaltungshorror Hybrid Work?
Die Befürchtung, dass die Verwaltung von hybriden Arbeitsmodellen ein organisatorischer Alptraum ist, ist ein weit verbreiteter Mythos unter Führungskräften und Büromanager:innen. Die Sorge, den Überblick zu verlieren, wenn Mitarbeiter:innen sowohl im Büro als auch im Homeoffice arbeiten, ist nachvollziehbar. Doch es gibt einfache Lösungen, um Arbeitsplätze zu koordinieren und sicherzustellen, dass jede:r, der ins Büro kommen möchte, auch einen geeigneten Platz findet.
Softwarelösungen wie die Sitzplatzbuchung mit Buuky ermöglichen es, den Überblick über die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen zu behalten und flexible Arbeitsmodelle problemlos zu implementieren. Mitarbeiter:innen können ihren gewünschten Arbeitsplatz im Büro einfach und bequem reservieren, wann immer sie ihn benötigen. Dies schafft nicht nur Flexibilität und Autonomie für die Mitarbeiter:innen, sondern auch Transparenz für Führungskräfte und Verwaltung.
Zudem ermöglicht die flexible Buchung von Räumen eine effizientere Ressourcennutzung. Anstatt jeder Person einen festen Arbeitsplatz zuzuweisen und die entsprechenden Räume bei Abwesenheit ungenutzt zu lassen, können die verfügbaren Büros je nach Bedarf flexibel von verschiedenen Mitarbeiter:innen genutzt werden. Das kann zu einer gesteigerten Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter:innen beitragen, da sie ihre Arbeitsumgebung selbst mitgestalten können. Sie können zum Beispiel aussuchen, welcher Arbeitsraum am besten zu den aktuellen Aufgaben und der eigenen Arbeitsweise passt. Oder sie suchen bewusst einen Sitznachbar, mit dem sie sich zum gemeinsamen Projekt austauschen können. Mit einer Sitzplatzbuchungssoftware kann das alles einfach und selbstständig von den Mitarbeitenden erledigt werden und der Verwaltung entsteht trotz Flexibilität kein Mehraufwand. Win-win für alle!
Hybrides Arbeiten muss also keineswegs ein "Verwaltungshorror" sein. Mit den richtigen Tools und einer flexiblen Einstellung kann es vielmehr dazu beitragen, Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu machen und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Es ist jedoch entscheidend, klare Richtlinien und die passenden Rahmenbedingungen zu schaffen. Bevor Sie sich zum Beispiel von fest zugewiesenen Arbeitsplätzen verabschieden, sollten Sie vorab einige Aspekte bedenken. Um Sie bei der Einführung von Desk Sharing zu unterstützen, haben wir eine Checkliste erstellt mit allen Punkten, die Sie dabei beachten sollten. Die Checkliste stellen wir Ihnen kostenlos als PDF zum Download bereit.
Fazit: Hybrides Arbeiten als Gewinn für alle Beteiligten
Hybrides Arbeiten ist kein vorübergehender Trend, sondern eine zukunftsorientierte Arbeitsform, die sowohl für Mitarbeiter:innen als auch für Unternehmen erhebliche Vorteile bietet. Im Laufe dieses Beitrags haben wir Mythen entkräftet und Vorteile aufgezeigt, die das Modell bietet: Hybrid Work kann die Effizienz und Produktivität steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern, Teamwork stärken und eine flexible, moderne Arbeitsgestaltung ermöglichen. Mit zielgerichteter Planung, passenden Tools und einer offenen Herangehensweise kann es Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen.
Checkliste zur Einführung von Desk Sharing
Mit dieser von Expert:innen entworfenen Checkliste erfahren Sie auf einen Blick, welche Aspekte Sie für erfolgreiches Desk Sharing beachten müssen.
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