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Desk Sharing: Wobei hilft ein Desk-Booking-System?

In einer Welt, in der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit immer wichtiger werden, hat sich hybrides Arbeiten längst von einem Trend zu einer Notwendigkeit entwickelt. Die vielseitigen Vorteile von Hybrid Work haben wir bereits in unserem letzten Artikel vorgestellt. In diesem Artikel erläutern wir, wie ein Desk-Booking-System dabei hilft, Hybrid Work erfolgreich umzusetzen.


Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren versucht, eine Antwort auf diese neue Arbeitswelt zu entwickeln. Konzerne wie die Deutsche Bank oder TUI führen immer häufiger Desk-Sharing-Modelle ein, da flexiblere Arbeitsmodelle es ineffizient werden lassen, jedem einzelnen Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz zuzuweisen. Doch nicht nur für große Konzerne bringt die Umstellung auf einen Shared-Desk-Ansatz im Büro viele Vorteile mit sich. Auch kleinere Unternehmen können ihre Flächen optimieren und so Einsparungen erzielen. Alternativ lässt sich der frei gewordenen Raum für kreativere Zwecke umgestalten. Es können Räume geschaffen werden, die die Produktivität, die Kreativität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen fördern.


Eine Schlüsselkomponente für solche Veränderungen sind Desk-Booking-Systeme, die nicht nur das Arbeitsplatzmanagement neu gestalten, sondern auch eine innovative Kultur der Zusammenarbeit und Nachhaltigkeit fördern. In diesem Blogartikel soll es darum gehen, welche Vorteile Ihnen ein Platzbuchungssystem in Ihrem Unternehmen verschaffen könnte.


Büros mit Desk-Sharing lassen sich durch Desk-Booking-Softwares organisieren.

Die Vorteile von Desk-Booking-Systemen

Mit dem Trend hin zu hybrider Arbeit ohne festen Arbeitsplatz steigt auch der Bedarf an flexiblen und nachhaltigen Lösungen für die Verwaltung von Büroflächen. Wie kann ich sichergehen, dass im Büro auch ein Arbeitsplatz für mich frei ist, und zwar am besten bevor ich mich morgens auf den Weg mache? Wie kann ich organisieren, dass ich in den nächsten zwei Wochen immer im selben Raum wie meine aktuellen Projektpartner:innen sitze? Wie kann ich überprüfen, ob der Raum mit dem Whiteboard morgen noch frei ist?


Für genau solche Fragestellungen bieten digitale Platzbuchungssysteme die Lösung. Desk-Booking-Software ermöglicht es Mitarbeiter:innen zum Beispiel, sich auch in einem flexiblen System ihren Lieblingsschreibtisch zu sichern oder die Wahl des Platzes spontan an die aktuellen Aufgaben anzupassen. Das kann die Produktivität und Zusammenarbeit im Unternehmen fördern. Wenn Sie zum Beispiel mit Kolleg:innen kooperieren wollen, brauchen Sie einen Schreibtisch in einer offenen Umgebung in der Nähe der anderen. Wenn Sie jedoch Ruhe benötigen, um sich auf eine besonders knifflige Aufgabe zu konzentrieren, dann braucht es einen privateren Platz oder ein kleines Einzelbüro. Hierfür lassen sich verschiedene Arten von Arbeitsplätzen schaffen, deren Belegung durch ein Raumbuchungstool auf einfache Weise koordiniert werden kann. So wird sichergestellt, dass der benötigte Arbeitsplatz auch verfügbar ist, wenn er gebraucht wird.


Durch die Platzbuchungen wird außerdem Planungssicherheit und Verlässlichkeit erzeugt, die im Übergangsprozess in ein System ohne feste Arbeitsplätze unterstützen kann. So kann die Umgewöhnung sowohl für Mitarbeitende als auch auf Unternehmensseite erleichtert werden. Ohne ein funktionierendes Tool, kann es sogar dazu kommen, dass Mitarbeitende lieber von Zuhause arbeiten, weil sie fürchten auf einem unbeliebten Arbeitsplatz, zum Beispiel mit dem Rücken zur Tür oder in einer dunklen Ecke arbeiten zu müssen.


Neue Perspektiven durch Desk-Sharing

Desk-Booking-Software vereinfacht die Verwaltung von Arbeitsplatzbuchungen und ermöglicht eine strukturierte und bedarfsorientierte Verteilung der verfügbaren Räumlichkeiten. Doch auch über die Koordination geteilter Arbeitsplätze hinaus ermöglichen digitale Buchungstools wie Buuky vielseitige positive Entwicklungen für Ihr Unternehmen:


Seit Corona arbeiten vieel menschern im Homeoffice und Büroarbeitsplätze sind häufig ungenutzt.

1. Ökologische und finanzielle Nachhaltigkeit.

Viele Büros wirken mitunter sehr verlassen, seitdem immer mehr Menschen im Homeoffice arbeiten. Mithilfe von Desk-Booking-Tools lässt sich bei einer geringen Büroauslastung auf einfache Weise Energie einsparen: Da die Buchungssoftware verrät, welche Arbeitsplätze für den jeweiligen Tag gebucht wurden, kann das Heizen auf die wirklich genutzten Räume beschränkt werden. Zu diesem Zweck hat die viadee IT-Unternehmensberatung ihre Thermostate mit der Raumbuchungssoftware Buuky gekoppelt und das ganze automatisiert, im viadee Blog berichtet Markus Pepping, wie so mehr als 50% der Heizenergie eingespart wurde.


Langfristig lässt sich durch die Nutzung digitaler Platzbuchungstools auswerten, welche Räume und Arbeitsplätze im Büro nur selten genutzt werden. Anhand dieser Informationen kann potenziell darüber nachgedacht werden, ob die Bürofläche angepasst werden sollte, um die Zahl unbesetzter Schreibtische zu reduzieren. Mit Verkleinerung der angemieteten Flächen können die Ausgaben für Miet- und Betriebskosten verringert und die eingesparten finanzielle Ressourcen für andere Bereiche eingesetzt werden.


Büros mit kooperativen Arbeitsorten laden zu Begnung und Kollaboration der Teammitglieder ein.

2. Bedürfnisorientierte Arbeitsplatzgestaltung.

Unterschiedliche Menschen brauchen unterschiedliche Umgebungen, um möglichst produktiv arbeiten zu können. Auch aufgabenabhängig können unterschiedliche Anforderungen an eine optimale Arbeitsumgebung entstehen. Durch die Auflösung der fest zugewiesenen, klassischen Einzelarbeitsplätze können Sie die Büronutzung optimieren und es entsteht Raum für innovative Bürokonzepte.


Das New Workspace Playbook der Dark Horse Innovation macht den Vorschlag, innerhalb der Bürofläche feste Bereiche einzurichten, die auf verschiedene Arbeitsweisen ausgelegt sind. Neben Deskspaces mit Einzelarbeitsplätzen, die ausgerichtet sind auf ruhige Fokusarbeit, entstünden so verschiedene Ausweichmöglichkeiten. Für Telefonate und Videokonferenzen sollte eine Möglichkeit zur akustischen Trennung geschaffen werden, zum Beispiel durch Telefonkabinen oder kleine Einzelbüros. Für Aufgaben, die mehr Wissensaustausch erfordern, können offene Dialogspaces mit Whiteboards und Gruppentischen oder kommunikative Teamräume für Kleingruppen eingerichtet werden.


Durch die Analyse der Belegungsdaten aus Desk-Sharing-Buchungssystemen können Unternehmen dabei stark nachgefragte Bereiche und möglichen Mehrbedarf identifizieren und so fundierte Entscheidungen über die weitere Bürogestaltung treffen.

Durch die Gestaltung einer vielseitigen Büroumgebung, die an individuelle Bedürfnisse angepasst ist, können mögliche Nachteile der klassischen Büroarbeit, wie zum Beispiel zu viel Ablenkung, aufgehoben werden. So kann Desk Sharing schlussendlich dabei helfen, die Arbeit vor Ort für Mitarbeitende im Homeoffice wieder attraktiv zu machen.


Je nach Aufgabe kann es hilfreich sein, ein gemeinsamen Arbeitsort für das Team zu haben.

3. Kollaboration und Integration im Team.

Flexibel den Arbeitsplatz wählen zu können, der am besten zur aktuellen Aufgabe passt, kann die Konzentration und Kreativität der Mitarbeitenden unterstützen. Darüber hinaus fördert das Desk-Sharing-Modell aber auch die Mobilität innerhalb des Büros und erschafft neue Möglichkeiten zu teamübergreifender Interaktion. Wenn Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsplatz immer wieder neu wählen können, kommen sie mit vielen verschiedenen Kolleg:innen in Kontakt, mit denen sie bei festgelegten Plätzen nicht zusammenarbeiten würden. Das schafft Raum für Wissensaustausch, innovative Ideen und ein lebendiges Gemeinschaftsgefühl. Desk-Booking-Software erleichtert auch die projektbezogene Teamarbeit, da die Teammitglieder durch die digitale Buchung leicht zueinander finden und schon im Voraus gemeinsame Arbeitsräume reservieren können.


Außerdem können die Mitarbeitenden, die nur selten vor Ort sind, mit einer Arbeitsplatzbuchung nahtloser zwischen Fern- und Büroarbeit übergehen. Dasselbe gilt für Angestellte, die normalerweise an einem anderen Geschäftsstandort tätig sind. Wenn sie vor Ort sind, haben sie durch das Buchungstool sofort eine Übersicht über das Büro und die verfügbaren Arbeitsplätze, können sich nach ihren Vorlieben platzieren und sind so direkt im Büro integriert, anstatt dass Unsicherheit bei der Platzsuche herrscht.


Buuky als Desk-Booking-System einrichten - Wie geht das?

Vor allem ist es wichtig, ein System auszuwählen, dass die Anforderungen Ihres Unternehmens bestmöglich erfüllen kann. Unsere Empfehlung: Wählen Sie eine Software mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche, damit sie von den Mitarbeiter:innen leicht angenommen werden kann und im Büroalltag auch wirklich genutzt wird. Mit Buuky wird der Einstieg in ein digitales Buchungssystem ganz einfach. Entweder als Confluence App oder Software-as-a-Service ist Buuky mit wenigen Klicks eingerichtet, eine Installation oder aufwendiges Onboarding braucht es nicht.


In nur wenigen Schritten können Sie Ihr Büro anlegen, die buchbaren Plätze und Räume einrichten und Ihre Mitarbeitenden einladen. In einem kostenlosen Testzeitraum können Sie die Funktionen für Ihr Unternehmen erproben. Mehr Informationen hierzu gibt es auf der Buuky Website.

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